MANAJEMEN PERKANTORAN "AKUNTING PENJUALAN"

BAB I

1.         Pembagian Akun

Pembuatan akun buku besar pelanggan, walaupun bukan satu-satunya sarana untuk mencapai tujuan yang disebutkan di atas, adalah praktek yang lazim digunakan.

Apabila jumlah pelanggan kredit besar, adalah biasa apabila akun mereka dibuat terpisah dari buku pembelian dan akun alin perusahaan. Karena berhubungan dengan pelanggan, akunting buku besar penjualan perlu dijalankan secara cepat dan akurat. Oleh karena itu, perhatian khusus harus diarahkan pada penciptaan metode buku besar penjualan yang efisien. Namun, banyak dari apa yang dikatakan disini berlaku pula untuk jenis buku besar lain. Computer atau akunting mekanis lain digunakan secara luas untuk buku besar penjualan dan laporan singkat mengenai prinsip-prinsipnya akan diberikan.

2.         Formulir

Karena dampak mekanisasi, formulir yang semula digunakan, dan seperti yang diuraikan dalam teori pembukuan sederhana, telah sangat berubah penampilannya.

3.         Jurnal Penjualan

Prinsip pembukuan adalah penjualan merupakan yang pertama dimasukkan ke dalam jurnal atau buku harian, yang berfungsi sebagai catatan harian transaksi penjualan.  Dari jurnal, jumlahnya diposkan ke debit dari akun pribadi pelanggan individual. Total dari semua penjualan yang dimasukkan di dalam jurnal dimasukkan pada sisi kredit akun penjualan perusahaan, sehingga melengkapi pembukuan berpasangan.

Dalam metode mekanis, tetap bijaksana bila kira memliki semacam “jurnal”, yang memberikan total control yang dapat dicocokkan dengan total mesin. Jurnal ini mungkin tidak lebih dari sebuah daftar pencatat total faktur mesin hitung, yang kadang dikenal sebagai pradaftar, yang didukung oleh sekumpulan salinan faktur. Bila mesin hitung dilengkapi dengan pita kertas atau keluaran kode lain, penyiapan jurnal atau pradaftar juga dapat memberikan sarana pengumpan data ke dalam computer.

Bila mesin akunting atau computer visible-record digunakan, jurnal tersebut mungkin merupakan lembar proof yang memuat salinan entri yang dibuat pada folio buku besar. Bila computer mainframe yang digunakan, dengan pemasukkan data langsung, jurnal tercetak mungkin dihasilkan, dengan mendaftar pemasukan harian. Ini memberikan sarana untuk pengecekan rutin dan auditing.

4.      Buku besar

Formulir buku besar pun telah berubah. Buku besar, entah diisi dengan tangan, dengan mesin akunting atau dengan computer visible-record, biasanya terdiri dari lembaran lepas atau kartu, selembar untuk setiap akun. Alih-alih memiliki sisi debit dan kredit, terdapat susunan berkolom yang memungkinkan saldo diperlihatkan setelah setiap pemasukkan.

5.      Rekening

Pelanggan yang membereskan akun mereka secara berkala umumnya dikirimi rekening yang memperlihatkan jumlah yang belum dilunaskan pada tanggal jatuh tempo (sering pada akhir bulan kalender). Rabat tunai dikurangi dari rekening ketimbang dari fakttur. Bila buku besar diisi dengan tanggan menggunakan papan perekaman angka manifold, rekening tersebut dihasilkan secara serentak, sedangkan dalam aplikasi computer, rekening mungkin dihasilkan sebagai hasil cetak yang terpisah. Dalam setiap system yang menghasilkan suatu bentuk folio buku besar, rekeningnya mungkin merupakan fotokopi dari folio ini.

6.      Metode

Buku besar penjualan mungkin dibuat dengan pelbagai metode yang bervariasi dari pengisian dengan tangan hingga penggunaan computer.

7.      Pemasukkan dasar dan operasi

Pemasukkan tipikal yang harus dibuat dalam buku besar penjualan dan sumber-sumbernya adalah:

a.       Barang atau jasa yang dijual kepada pelanggan – dari salinan total faktur penjualan;

b.      Barang yang dikembalikan oleh pelanggan – dari salinan total surat kredit;

c.       Pembayaran yang diterima dari pelanggan – dari  entri  buku kas;

d.      Koreksi dan penyesuaian – dari entri jurnal.

·        Penjurnalan

Operasi pertama adalah menjurnalkan setiap jenis entri secara terpisah, menggunakan tangan dengan cara tradisional atau dengan mesin pendaftar. Total jurnal berfungsi sebagai pengecekkan pada operasi berikutnya dan dapat diposkan untuk mengontrol akun.

·        Perekaman angka buku besar

Operasi kedua adalah melakukan perekaman angka setiap entri yang terpisah kea kun pelanggan yang tepat dalam area debit atau kredit seperti yang diperlukan. Setiap entri harus memperlihatkan data transaksi, informasi yang dikodekan atau ditulis secara memadai untuk mengidentifikasi transaksi dan menghubungkan dengan sumbernya dan jumlahnya.

·        Pembuatan saldo

Operasi ketiga adalah pembuatan saldo dan pembuktian akun. Pembukaan saldo dari setiap akun (umunya debit) disesuaikan dengan menambahkan kepadanya entri debit dan mengurangi entri kredit untuk tiba pada saldo penutup yang baru. Prosedur yang sama diikuti dalam akun control yang telah dimasukkan dalam total batch dari jurnal. Bila semua entri dibuat dengan benar, saldo akun control akan sama dengan jumlah semua saldo pada akun pelanggan individual.

Namun, ‘bukti’ aritmetika jenis ini belum lengkap. Ada kemungkinan bahwa satu kesalahan mungkin telah mengimbangi efek kesalahan lain atau bahwa, walaupun jumlah yang benar telah dimasukkan, jumlah itu dimasukkan ke dalam akun yang salah. Akurasi yang lengkap jarang dapat dijamin. Tujuannya haruslah untuk mengambil manfaat terbaik dari pengecekkan visual dan otomatis untuk mencakupi unsure-unsur yang esensial di dalam system tersebut.

·        Rekening

Operasi terakhir adalah penyiapan salinan akun pelanggan, yang dikenal sebagai rekening Koran, yang dikirim kepada pelanggan, biasanya secara bulanan. Walaupun banyak orang menganggap formulir ini terutama sebagai surat peringatan bahwa pembayaran sudah jatuh tempo, ini sebenarnya merupakan bagian dari system pembuktian. Bila suatu entri telah dibuat pada aku yang salah, ada kemungkinan bahwa setidaknya salah saru dari dua pelanggan yang terlibat akan menolak saldo yang tampak.

BAB II

METODE

1.      Metode Manual

Untuk perusahaan kecil atau kemitraan professional,jurnal dan buku besar yang diisi dengan tangan mungkin sdah memadai. Namun, kecepatan dan akurasi dapat ditingakatkan dengan sisitem paling sederhana dengna pembuatan pradaftar dan saldo dengna bantuan mesin penjumlah-pendaftar.

            Metode manual yang jauh lebih berkembang adalah yang menggunakan papan perekaman angka manifold (figure 13.3). Ini berupa papan logam  atau plastic yang memberikan permukaan keras untuk menulis dan memiliki pasak pada satu sisi atau alat lain untuk memegang formulir dengan kuat pada posisisnya. Sebuah lembar proof,yang mungkin pula berfungsi sebagai jurnal,ditarus di atas papan dan ditahan. Untuk membuat pengisian,folio buku besar diseleksi  dan dipasang di atas lembar proof. bDemikina pula, formulir  rekening mungkin pula diajarkan diatas keduanya ini. Peraturan  pada ketiga formulir serupa.Entri dibuat pada rekening dan disalin dengan karbon ke buku besar dan lembar proof dibawahnya. Untuk memudahkan proof akurasi harian,saldo baru pada suatu akun dihitung  dan dimasukan ketika perekaman angka dibuat,seperti halnya dengan akunting mekanis.

            Pada akhir setiap kelompok perekaman angka, lembar proof yang memperlihatkan salinan karbon dari semua ntri dan saldo ditotal.Bila saldo pembukaan pada akun aktif jufga telah dimasukan pada lembaran proof,pengecekan akurasi yang berikutnya dapat dibuat seketika,tanpa menunggu untuk penutupan akun bulanan.

1. Total entri yang dibuat dapat dibandingkan dengan total pradaftar media perekaman angka.
2. Total saldo pembukaan pada akun aktif, yang disesuaikan oleh total entri yang dibuat, dapat dibandingkan dengan total saldo penutupan.
3. Bila diperlukan, entri individual dapat dicek dengan mudah dari lembaran proof alih-alih dari folio buku besar individual.

Papan perekaman angka manifold memberikan beberapa keuntungan mesin akunting dalam hal beberapa formulir dimasukkan secara serentak dan lembaran proof disediakan untuk pengecekkan harian. Karena saldo baru dihitung pada setiap pengisian dan rekening dibuat sebagai replica persis dari folio buku besar, tugas bulanan penutupan akun dan pengeluaran rekening diselesaikan dengan lebih cepat.

2.      Metode mesin-akunting

Mesin akunting atau perekaman angka ke buku besar diuraikan di dalam Bab 13. setelah membuat pradaftar media perekaman angka untuk memperoleh total control, operator mengisi setiap folio akun aktif secara bergiliran dengan:

a.       mengambil dan memasukkan melalui papan tombol saldo yang terlibat pada akun,

b.      mengumpan ke dalam mesin kartu buku besar dan rekening dari lembar proof dan menjajarkan dengan lembar proof tersebut,

c.       membaca dari medium perekaman angka dan mengetikkan melalui papan tombol tanggal, nomor acuan, kode deskripsi, dan jumlahnya sebagai debit atau kredit.

Kemudian, mesin tersebut akan mencetak entri agar muncul pada lembaran proof, folio dan rekening buku besar, dan secara otomatis menghitung dan mencetak saldo yang baru. Register juga tersedia bagi mesin untuk mengakumulasi dan pada akhir jalannya perkeman angka, mencetak total control dari perekaman angka dan saldo.

3.      Metode computer visible-record

Walaupun computer yang lebih besar dapat digunakan untuk akunting penjualan sebagai bagian dari skema yang lebih luas, kkomputer visibe-record yang lebih kecil lebih mungkin digunakan untuk perekaman angka ke buku besar sebagai tugas yang terpisah. Computer visible-record diuraikan dan diilustrasikan di dalam Bab 11. formulir yang digunakan mungkin serupa desainnya dengan formulir yang digunakan dalam mesin akunting. Opersinya mungkin sepenuhnya melalui papan tombol atau mungkin dibuat otomatis sebagian. Saldo pembukaan mungkin diambil dari strip magneti pada kartu  buku besar, data yang berhubungan dengan perekaman angka mungkin diumpankan melalui pos atau rekaman magnetic.

4.      Metode Komputer Mainframe

Komputer mainframe yang lebih besar tidak vovok untuk memperbaharui kartu akun individual sewaktu entri dibuat, walaupun secara teknis adalah mungkin pada beberapa mesin, untuk memiliki terminal khusus untuk tujuan ini,Kebanyakan system menyimpan data dan  saldo serta menvetak informasi apa saja yang diperlukan pada kertas sinambung.Metode bervariasi dan metode berikut ini merupakan contoh.Tiga arsip disk dapat dipertahankan yang berisikan :

a.          Data tetap untuk setiap akun,dengan saldi mutakhir dan kemungkinan saldi pada akhir setiap bulan selama 2 tahun sebellumnya,dan juga total control

b.         Rincian semua entri  yang dibuat  dalam tahunan keuangan sekarang

c.          Entri terbuka,yaitu semua rntri yang belum dibereskan dengan pembayaran atau penyesuaian.

Dari sini,dengan penggunaan program  yang cocok,oran gdapat  mencetak,seseuai keperluan :

a.          Saldo percobaab atau daftar dari semua saldi mutakhir dengna rincian pendukung

b.         Akun lengkap selama period waktu apa saja untuk pemerikasaan dan audit

c.          Rekening Koran

d.         Rincian akun yang lewat tempo

e.          Analisis debit atau perdagangan

Bila diperlukan, dapat saja dibuat cetakan akun bulanan dalam bentuk tradisional. Apabila computer dapat membuatarip akunting  penjualan selalu on-line metode  pemasukan data langsung dapat digunakan oleh staf kantor penjualan.Dengan bantuan unit peraga visual,staf penjualan dan akun juga dapar membuat penelitian langsung melalui computer mengenai saldo yang belum dilunasi,pengharkatan kredit,dan sebagainya.

BAB III

Alokasi tugas

Satu opersi yang menghabiskan waktu adalah emilihan kartu tempat entri harus dibuat dari baki dimana buku besar ditempatkan. Walaupun system pembuatan indeks dapat digunakan untuk membantu penemuan, operatornya mungkin dibebaskan dari tugas ini sama sekali dengan salah satu dari dua cara :

a.       Seorang juru tulis junior dapat mengambil kartu dan menyelakan kartu itu diantara media perekeman angka sehingga siap untuk digunakan

b.      Seorang juru tulis junior ‘mengisi’ media perekaman angka di dalam baki di depan kartu yang diacu.

Operator dapat pula dibebaskan dari tugas untuk membuktikan akurasi. Setiap kumpulan pekerjaan, jika sudah selesai, dapat diteruskan dengan lembaran proofnya ke juru tulis senior yang bertanggung jawab atas pengecekkan dan pembuatan saldo.

Dalam menilai keefektifan metode, biaya total, termasuk biaya operasi tambahan ini, harus diperhitungkan.

Integrasi Sistem

Apabila kkom[uter yang lebih besar digunakan,adalah tidak mungkin bahwa akunting penjualan akan menjadi opersi yang tersendiri .Inti dari pemakaina computer  adalah dara harus dimasukan hanya satu kali dan sesudahnya diambil oleh program sebanyak diperllukan untuk memberikan hasil yang diminta.Sememtar adalam sistemakunting manual, bukti keakuratan mungkin menuggu hingga akhir bulan ketika buku ditutup, didalam system computer bobot usaha harus ditempatkan pada usaha memastikan bahwa setiap item data adalah benar sebelum pengolahan dijalankan.

Bila computer digunakan, akun yang lewat tempo dapat secara otomatis diidentifikasi dan didaftar. Kadang computer deprogram secara kotomatis untuk menulis surat permintaan pembayaran, tetapi komunikasi yang begitu tidak pribadi ini tidak selalu sama efektifnya dengan ancangan yang lebih pribadi.

Setiap kumpulan data harus dikkontrol oleh juru tulis senior untuk memastikan bahwa data itu dimasukkan ke dalam arsip kkomputer dan dimasukkan dengan benar. Biasanya, data dimasukkan di dalam bentuk yang paling sederhana, suatu jumlah diidentifikasi oleh kode yang berhubungan dengan akun nominal, akun departemen dan akun pribadi. Computer dapat deprogram untuk menghasilakan jurnal untuk setiap kelompok data, mencetak dalam bahasa yang jelas signifikansi kode yang telah diberikan. Ini kemudian dapat dicek secara visual berdasarkan sumber data asli. Pengecekan kata yang bermakna jauh lebih tepat dan lebih dapat diandalkan dibandingkan pengecekkan nomor kode.

Penagihan Pembayaran

Walaupun ada variasi dari satu perdagangan ke perdagangan yang lain, adalah biasa untuk mengharapkan pelanggan untuk membayar akun mereka secara bulanan sesudah memiliki kesempatan yang cukup untuk mengecek Koran yang dikirimkan kepada mereka. Sebagian besar mungkin melakukannya, tetapi selalu ada beberapa orang yang tidak membereskannya ada tanggal jatuh tempo.

Buku besar penjualan harus diperiksa secara teratur untu menemukan pelanggan yang menunggak kredit. Ini biasanya merupakan tugas juru tulis senior yang akan menulis surat dengan formulir yang sudah disetujui untuk menagih pembayaran. Dalam kasus ekstrem, rekanan hokum mungkin dierlukan, tetapi ini boleh diberlakukan hanya sebagai upaya terkahir dan sesudah berkonsultasi dengan manajemen penjualan.

BAB IV

Informasi Penjualan

1.      Analisis Penjualan

Bila analisis omzet penjualan diperlukan berdasarkan area,wiraniaga,jenis pelanggan dsb,informasi tersebut kerap dapat dihasilkan sebagai bagian dari prosedur akunting.Faktur dapat disortir menurut area dsb sebelum pembuatan pradaftar ,sehingga total control memberikan analisis penjualan hari bersangkutan yang sesuai.Buku besar penjualan mungkin bibagi kedalam kelompok pelanggan menurut area atau jenis sehingga angka statistic dapat diambil dari akun individual dan akun control.

Bila computer digunakan,data penjualan biasanya akan disimpan dan dianalisis dicetak pada interval yang diperlukan.Untuk memudahkan hal in,kode pelanggan dan kode komoditi harus dirancang sebagai pola logis dimana possisi digital memiliki signifikansi.

Pengkodean dalam bahasa bilangan logis juga dapat berguna sewaktu menyortir dokumen untuk dianalisis oleh juru tulis dengna menggunakan bantuan mesin sederhana.

Analisis kuantitas

Angka statistic dalam kuantitas biasanya tidak kdapat diambil sebagai produk sampingan proses akunting. Informasi yang sederhana dapat diperoleh dari rekaman stok gudang, tetapi bila analisis yang kompleks diperlukan, analisis ini barangkali harus diperoleh dengan peringkasan tangan atau melalui computer.

Rekaman Pelanggan

Kadang perlu untuk mengkaji ulang secara rinci bisnis yang dikerjakan dengan pelanggan individual. Bila computer digunakan dan data disimpan, tidak ada kesulitan dalam menghasilkan informasi yang diperlukan. Di dalam perusahaan kecil, buku besar penjualan yang diperluas untuk merekam transaksi yang lebih rinci mungkin sudah memadai. Bila kajian ulang terhadap semua pelanggan tidak diperlukan secara regular, barangkali lebih ekonomis untuk mengambil informasi hanya bila diperlukan.

           

DAFTAR PUSTAKA

Mills, Geofrey. Manajemen Perkantoran Modern. Ciputat:Binarupa Aksara.

Read More..

NILAI-NILAI SEKRETARIS

Analisis Nilai-Nilai Moral yang harus dimiliki oleh Sekretaris

Sekretaris banyak dibutuhkan oleh instansi atau perusahaan untuk membantu pekerjaan. Tugas sekretaris selain mengerjakan Administrasi juga harus memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia yaitu kemampuan bergaul dan memahami cara berfikir dan memotivasi orang lain. Sekretaris harus memiliki sikap positif,menyenangkan, menghargai, dapat dipercaya dan bertanggung jawab merupakan salah satu moral yang harus dijunjung tinggi.

1.Disiplin
Sekretaris harus dapat berkerja sama dengan orang lain, karena sekretaris tidak bekerja sendiri tetapi dengan orang lain. Dimana tingkah laku seorang sekretaris menjadi contoh bagi yang lain. Apabila seorang sekretaris melaksanakan tugas dengan bermalas-malas akan berpengaruh dengan pekerjaan lain.

      2.Jujur
Kejujuran pada seorang sekretaris sangat diperlukan untuk membina hubungan yang baik, karena kejujuran bagian dari moral seseorang atau pribadi untuk mengatakan kebenaran.

      3.Layak Dipercaya

Sekretaris harus dapat menarik atau mengundang, menginspirasikan, serta memotivasi orang lain. Orang akan lebih memperhatikan apa yang mereka lihat, seperti cara kita membawa diri, sikap, cara bicara, berpakaian,dan lain-lain. Dengan menunjukkan kepercayaan diri kita juga menunjukkan kepada orang bahwa kita layak dipercaya. Supaya dapat dipercaya, antara lain tidak boleh berbohong.

      4.Setia

Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas, maka sekretaris harus selalu siap membantu pimpinan dalam menghadapi kesulitan. Menjaga nam baik instansi atau perusahaan, tidak memfitnah, menghianati, bersedia berbagi beban demi tujuan bersama.

     

      5.Sopan

Sopan adalah nilai-nilai atau ukuran kaidah, budi pekerti, tingkah laku yang halus dan baik. Bila sekretaris ingin disukai dan dihormati harus menjunjung tinggi kesopanan, dipahami, dihayati dan dilaksanakan dalam kehidupan bermasyarakat.

      6.Sabar

Sebagai sekeretaris harus bersikap sabar, lapang dada, harus selalu riang walaupun menghadapi banyak pekerjaan dan tidak disukai banyak orang. Dan harus dapat menyesuaikan diri dari segala situasi untuk buktikan kemantapan pribadi.

      7.Rajin

Instansi atau perusahaan membutuhkan sekretaris yang memiliki tingkat intelegensi diatas rata-rata yang membuat, mampu mengerjakan dan mengumban semua tugas, intruksi dari pimpinan, karena itu sekretaris dituntut lebih rajin untuk menyelesaikan pekerjaan, diperlukan dedikasi tinggi untuk membuat tugas rutin yang terkesan membosankan menjadi pekerjaan yang menarik.

      8.Patuh

Sekeretaris harus patuh dalam menjalankan tugas dari pimipinan. Tertib dalam tugas, setiap ada pimpinan, teguh dalam memegang rahasia, dapat dipercaya.

      9.Tanggap

Sekretaris sekarang diharapkan tanggap yang berari dapat berpikir logis, kritis, analitis, kreatif, dan mampu bekerja mandiri tanpa banyak diperintah pimpinan, sekretaris harus kompeten dalam menangani tugastugas dan bisa berfungsi lebih baik. Sekretaris harus mencapai keberhasilan dan bisa berfungsi lebh baik. Dapat berkonsentrasi agar eksekutif puas sehingga dapat dipercaya dan dihargai.

      10.Resik

Kebersihan diri dan kerapihan kerja harus selaku diperhatikan karena kebersihan/resik telah menyatu dengan kehidupan sekretaris. Jangan meletakkan minuman atau akanan di meja kerja. Apabila tumpah kertas kerja menjadi basah. Tumpukan kertas kerja ditata di atas meja dengan rapi. Jangan meletakkan barang – barang seenaknya sampai berantakan diatas meja, karena akan memberikan kesan jelek pada yang melihatnya.

Berikut rumusan sederhana untuk memudahkan dalam  membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu

1. Good Appearance

Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan keskopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga mencerminkan kepribadiannya.

2. Good Behavior

Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good beaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.

3. Good Character

Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai sifat yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras.

4. Good Capability

Kecakapan sangt dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan.

Read More..

MANAJEMEN PERKANTORAN "STRUKTUR ORGANISASI"

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi: konfigurasi peran formal, prosedur, governansi & mekanisme kontrol, kewenangan & proses pengambilan kebijakan Strategic competitiveness dapat dicapai bila struktur organisasi yang dipilih sejalan dengan strategi yang telah diformulasikan. Semua organisasi memerlukan bentuk struktur organisasi tertentu untuk menerapkan dan mengelola strateginya. Perusahaan sering mengubah strukturnya ketika skala usahanya dan kompleksitasnya semakin besar

TIPE-TIPE ORGANISASI

Tipe organisasi ada 3 macam yaitu :

1.    Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah

·        Organisasi masih kecil

·        Jumlah karyawan sedikit

·        Spesialisasi kerja masih kecil

Keuntungannya adalah :

·        Mudah dimengerti dan dilaksanakan

·        Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas

·        Merupakan jenis organisasi yang stabil

·        Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat

·        Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal

Kerugiannya adalah :

·        Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang

·        Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris

·        Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas

·        Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar

2.    Tipe organisasi Fungsional

Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Keuntungan Tipe ini adalah :

·        Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli

·        Ada koordinasi yang baik

·        Memudahkan dalam pengawasan

·        Kerugian tipe ini adalah :

·        Banyak mengeluarkan biaya tambahan

·        Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik

·        Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.

Struktur Fungsional untuk Strategi Kepemimpinan Biaya

Struktur Fungsional untuk Strategi Diferensiasi

3.      Struktur Multi-Divisional

Ciri-ciri struktur multi-dimensional :

·        Tiap divisi beroperasi sebagai usaha yang terpisah

·        Cocok untuk related-diversified businesses

·        Tugas kunci manajer perusahaan adalah memanfaatkan sinergi antar divisi

·        Manajer menggunakan kombinasi pengawasan stratejik dan keuangan

·        Manajer berusaha menemukan keseimbangan antara:

·        Persaingan antar divisi untuk memperoleh sumber kapital yang langka

·        Menciptakan peluang kerja sama untuk mengembangkan sinergi

·        Tujuannya adalah untuk memaksimalkan kinerja keseluruhan perusahaan

PENGORGANISASIAN KANTOR

Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :

1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan     perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.

Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.

Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.

KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISASI

1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.

KERUGIAN DARI SISTEM SENTRALISASI

1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.

PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI

1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.

2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal

3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.

BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)

Melakukan Delegasi yang Efektif

Delegasi adalah salah satu kemampuan manajerial yang paling penting. Namun, pada praktiknya delegasi juga merupakan masalah yang paling sering dikeluhkan oleh para manajer.

Sering para manajer terjebak dalam pekerjaan rutin, sehingga lupa fungsi utama mereka, yakni membuat perencanaan, koordinasi, menganalisis, memotivasi dan lain-lain. Tak jarang juga para manajer malas melakukan delegasi dengan berbagai alasan. Padahal, akan lebih banyak yang bisa mereka lakukan seandainya mereka mendelegasikan sebagian pekerjaan yang sudah bisa didelegasikan kepada anggota tim.

Delegasi juga penting dalam perencanaan suksesi, pengembangan pribadi --juga dalam mencari dan mengusulkan promosi jabatan. Melalui delegasilah seseorang berkembang dalam suatu pekerjaan --delegasi membuat kita bisa menambah pengalaman baru untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar.

Sebelum Anda bisa melakukan delegasi dengan efektif, maka hilangkan terlebih dahulu asumsi berikut ini:

oSaya sendiri bisa melakukannya dengan lebih baik.
oSaya tidak tahu apakah saya bisa mempercayai dia untuk melakukan itu.
oDia tidak cukup baik untuk melakukan ini.
oDia tidak mau diberi tanggung jawab tambahan.
oSaya tidak punya waktu untuk menunjukkan cara melakukan ini.

oTidak ada staf yang bisa saya tugaskan untuk pekerjaan ini.
oDia sudah cukup sibuk dengan pekerjaannya.
oSaya tidak ingin menyerahkan tugas ini karena saya suka melakukannya.
oSaya satu-satunya orang yang tahu bagaimana melakukan ini.
oDia gagal melakukannya sebelum ini, jadi saya tidak akan memberi dia tugas apa-apa lagi.

Setelah semua asumsi di atas dapat Anda hilangkan, maka delegasikanlah pekerjaan yang bisa didelegasikan. Delegasi yang efektif diperlukan di mana pun dan siapa pun Anda, mulai dari menyuruh anak Anda membersihkan halaman sampai meminta manajer keuangan Anda mempersiapkan laporan tahunan.

Delegasi yang efektif berarti terbaginya beban kerja, dengan bonus tambahan mengembangkan kemampuan dan tanggung jawab kepada yang lain. Anda bisa memaksimalkan pembelajaran dengan menyisihkan waktu untuk merefleksikan pekerjaan begitu pekerjaan tersebut selesai --apa yang berhasil, apa yang gagal, dan apa yang dilakukan selanjutnya? Anda juga bisa mendapatkan masukan mengenai kemampuan delegasi Anda.

Konsultan dan trainer asal Singapura James Gwee, yang banyak berbicara dalam seminar dan memberikan training di Indonesia berpendapat, masalah utama dalam delegasi adalah para manajer sering terlalu detil. Dia memberikan tips agar dalam melakukan delegasi, cukup sebutkan hasil yang Anda inginkan. Tidak perlu menjelaskan panjang lebar mengenai apa saja yang harus dilakukan. Biarlah karyawan sendiri yang menentukan langkah-langkah konkret. Yang penting, mereka sudah tahu hasil seperti apa yang harus mereka capai. Cara seperti itu akan merangsang kreativitas karyawan yang bersangkutan. Lebih dari itu, jika berhasil, mereka akan merasa sangat bangga dan sukses karena dapat mencapai target atau tujuan dengan langkah yang mereka susun sendiri.

Sebaliknya, jika Anda terlalu detail dalam menjelaskan setiap hal yang harus mereka lakukan, jika berhasil, mereka akan merasa “biasa-biasa saja” karena merasa bahwa hal itu adalah kesuksesan Anda, jadi tidak ada sense of achievement pada mereka. Repotnya, kalau mereka gagal, mereka akan langsung angkat tangan, bahkan menyalahkan Anda. Karena bagi mereka, kegagalan tersebut akibat dari langkah-langkah yang Anda arahkan.

Menarik juga menyimak pendapat Chairman DHL Indonesia Rudi J Pesik, yang dikemukakan dalam seminar ”Ideas From Giants” beberapa bulan yang lalu. Rudi mengungkapkan, selalu saja dalam melakukan delegasi, dia tidak pernah puas dengan apa yang dilakukan bawahannya. Tapi, biar bagaimana pun, dia harus melakukan delegasi agar dia dapat melakukan pekerjaan lain. Rudi juga menganggap, karyawan tidak akan melakukan sebaik yang dia lakukan. Karena itu, dia mempunyai kriteria, apabila karyawan sudah melakukan 70% saja sebaik dirinya, itu sudah bagus. Daripada dia memusingkan 30% kekurangan itu, lebih baik dia mencari tantangan-tantangan baru sehingga dirinya dan perusahaan lebih berkembang.

DELEGASI WEWENANG

           Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahan yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan :

1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
3. Penerima delegasi, baik implisit maupun eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
4. Pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses.

Alasan-alasan Pendelegasian

            Delegasi di butuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin menguasai “tha big picture” tetspi tidak cukup mengerti tentang masalah lebih terperinci. Sehingga, agar organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber daya lebih efisien maka pelaksanaan tugas-tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Delegasi merupakan suatu seni dan hal-hal berikut harus diperhatikan :

1.    Seorang manajer harus memastikan bahwa bawahan menerima dan mengerti apa yang diperlukan.

2.    Setelah memberikan garis besar pekerjaan, batasan kendali dan standar yang diharapkan, seorang manajer harus membiarkan bawahannya melakukan pekerjaan tersebut.

3.    Wewenang harus diberikan kepada bawahan, karena menajer tidak dapat membuat semua keputusan sendiri. Ia harus mempercayai bawahannya untuk melakukan pekerjaan mereka, dan mendelegasikan kepada mereka hal-hal yang dapat ditangani bawahan bersangkutan dengan sangat cakap walaupun si manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan bawahannya.

Factor-faktor yang mempengaruhi derajat delegasi

a.    Biaya keputusan, semakin mahal tindakan yang harus diputuskan, semakin besar kemungkinan bahwa keputusan tersebut akan dibuat pada jenjang yang lebih tinggi.

b.    Kebutuhan akan keseragaman kebijakan, semakin besar kebutuhan akan keseragaman, semakin besar pula jumlah sentralisasi.

c.    Riwayat perusahaan, karena ada kecenderungan untuk mempertahankan wewenang yang terdesentralisasi, terutama pada awalnya, ketika perusahaan bergabung dan menyatu dengan perusahaan lain, sedangkan bila sebuah perusahaan bertumbuh dari sebuah kelompok kecil, ada kecenderungan untuk sentralisasi.

d.    Ketersediaan manajer yang cakap, bila hanya ada sedikit manajer yang bermutu, maka akan terdapat lebih sedikit desentralisasi wewenang.

e.    Ukuran perusahaan, semakin besar perusahaan, semakin kompleks organisasinya dan semakin sulit dalam melakukan koordinasi.

f.      Pengendalian yang tersedia, bila teknik pengendalian baik, manajemen akan lebih bersedia mendelegasikan wewenang.

Read More..