BAB I
1. Pembagian Akun
Pembuatan akun buku besar pelanggan, walaupun bukan satu-satunya sarana untuk mencapai tujuan yang disebutkan di atas, adalah praktek yang lazim digunakan.
Apabila jumlah pelanggan kredit besar, adalah biasa apabila akun mereka dibuat terpisah dari buku pembelian dan akun alin perusahaan. Karena berhubungan dengan pelanggan, akunting buku besar penjualan perlu dijalankan secara cepat dan akurat. Oleh karena itu, perhatian khusus harus diarahkan pada penciptaan metode buku besar penjualan yang efisien. Namun, banyak dari apa yang dikatakan disini berlaku pula untuk jenis buku besar lain. Computer atau akunting mekanis lain digunakan secara luas untuk buku besar penjualan dan laporan singkat mengenai prinsip-prinsipnya akan diberikan.
2. Formulir
Karena dampak mekanisasi, formulir yang semula digunakan, dan seperti yang diuraikan dalam teori pembukuan sederhana, telah sangat berubah penampilannya.
3. Jurnal Penjualan
Prinsip pembukuan adalah penjualan merupakan yang pertama dimasukkan ke dalam jurnal atau buku harian, yang berfungsi sebagai catatan harian transaksi penjualan. Dari jurnal, jumlahnya diposkan ke debit dari akun pribadi pelanggan individual. Total dari semua penjualan yang dimasukkan di dalam jurnal dimasukkan pada sisi kredit akun penjualan perusahaan, sehingga melengkapi pembukuan berpasangan.
Dalam metode mekanis, tetap bijaksana bila kira memliki semacam “jurnal”, yang memberikan total control yang dapat dicocokkan dengan total mesin. Jurnal ini mungkin tidak lebih dari sebuah daftar pencatat total faktur mesin hitung, yang kadang dikenal sebagai pradaftar, yang didukung oleh sekumpulan salinan faktur. Bila mesin hitung dilengkapi dengan pita kertas atau keluaran kode lain, penyiapan jurnal atau pradaftar juga dapat memberikan sarana pengumpan data ke dalam computer.
Bila mesin akunting atau computer visible-record digunakan, jurnal tersebut mungkin merupakan lembar proof yang memuat salinan entri yang dibuat pada folio buku besar. Bila computer mainframe yang digunakan, dengan pemasukkan data langsung, jurnal tercetak mungkin dihasilkan, dengan mendaftar pemasukan harian. Ini memberikan sarana untuk pengecekan rutin dan auditing.
4. Buku besar
Formulir buku besar pun telah berubah. Buku besar, entah diisi dengan tangan, dengan mesin akunting atau dengan computer visible-record, biasanya terdiri dari lembaran lepas atau kartu, selembar untuk setiap akun. Alih-alih memiliki sisi debit dan kredit, terdapat susunan berkolom yang memungkinkan saldo diperlihatkan setelah setiap pemasukkan.
5. Rekening
Pelanggan yang membereskan akun mereka secara berkala umumnya dikirimi rekening yang memperlihatkan jumlah yang belum dilunaskan pada tanggal jatuh tempo (sering pada akhir bulan kalender). Rabat tunai dikurangi dari rekening ketimbang dari fakttur. Bila buku besar diisi dengan tanggan menggunakan papan perekaman angka manifold, rekening tersebut dihasilkan secara serentak, sedangkan dalam aplikasi computer, rekening mungkin dihasilkan sebagai hasil cetak yang terpisah. Dalam setiap system yang menghasilkan suatu bentuk folio buku besar, rekeningnya mungkin merupakan fotokopi dari folio ini.
6. Metode
Buku besar penjualan mungkin dibuat dengan pelbagai metode yang bervariasi dari pengisian dengan tangan hingga penggunaan computer.
7. Pemasukkan dasar dan operasi
Pemasukkan tipikal yang harus dibuat dalam buku besar penjualan dan sumber-sumbernya adalah:
a. Barang atau jasa yang dijual kepada pelanggan – dari salinan total faktur penjualan;
b. Barang yang dikembalikan oleh pelanggan – dari salinan total surat kredit;
c. Pembayaran yang diterima dari pelanggan – dari entri buku kas;
d. Koreksi dan penyesuaian – dari entri jurnal.
· Penjurnalan
Operasi pertama adalah menjurnalkan setiap jenis entri secara terpisah, menggunakan tangan dengan cara tradisional atau dengan mesin pendaftar. Total jurnal berfungsi sebagai pengecekkan pada operasi berikutnya dan dapat diposkan untuk mengontrol akun.
· Perekaman angka buku besar
Operasi kedua adalah melakukan perekaman angka setiap entri yang terpisah kea kun pelanggan yang tepat dalam area debit atau kredit seperti yang diperlukan. Setiap entri harus memperlihatkan data transaksi, informasi yang dikodekan atau ditulis secara memadai untuk mengidentifikasi transaksi dan menghubungkan dengan sumbernya dan jumlahnya.
· Pembuatan saldo
Operasi ketiga adalah pembuatan saldo dan pembuktian akun. Pembukaan saldo dari setiap akun (umunya debit) disesuaikan dengan menambahkan kepadanya entri debit dan mengurangi entri kredit untuk tiba pada saldo penutup yang baru. Prosedur yang sama diikuti dalam akun control yang telah dimasukkan dalam total batch dari jurnal. Bila semua entri dibuat dengan benar, saldo akun control akan sama dengan jumlah semua saldo pada akun pelanggan individual.
Namun, ‘bukti’ aritmetika jenis ini belum lengkap. Ada kemungkinan bahwa satu kesalahan mungkin telah mengimbangi efek kesalahan lain atau bahwa, walaupun jumlah yang benar telah dimasukkan, jumlah itu dimasukkan ke dalam akun yang salah. Akurasi yang lengkap jarang dapat dijamin. Tujuannya haruslah untuk mengambil manfaat terbaik dari pengecekkan visual dan otomatis untuk mencakupi unsure-unsur yang esensial di dalam system tersebut.
· Rekening
Operasi terakhir adalah penyiapan salinan akun pelanggan, yang dikenal sebagai rekening Koran, yang dikirim kepada pelanggan, biasanya secara bulanan. Walaupun banyak orang menganggap formulir ini terutama sebagai surat peringatan bahwa pembayaran sudah jatuh tempo, ini sebenarnya merupakan bagian dari system pembuktian. Bila suatu entri telah dibuat pada aku yang salah, ada kemungkinan bahwa setidaknya salah saru dari dua pelanggan yang terlibat akan menolak saldo yang tampak.
BAB II
METODE
1. Metode Manual
Untuk perusahaan kecil atau kemitraan professional,jurnal dan buku besar yang diisi dengan tangan mungkin sdah memadai. Namun, kecepatan dan akurasi dapat ditingakatkan dengan sisitem paling sederhana dengna pembuatan pradaftar dan saldo dengna bantuan mesin penjumlah-pendaftar.
Metode manual yang jauh lebih berkembang adalah yang menggunakan papan perekaman angka manifold (figure 13.3). Ini berupa papan logam atau plastic yang memberikan permukaan keras untuk menulis dan memiliki pasak pada satu sisi atau alat lain untuk memegang formulir dengan kuat pada posisisnya. Sebuah lembar proof,yang mungkin pula berfungsi sebagai jurnal,ditarus di atas papan dan ditahan. Untuk membuat pengisian,folio buku besar diseleksi dan dipasang di atas lembar proof. bDemikina pula, formulir rekening mungkin pula diajarkan diatas keduanya ini. Peraturan pada ketiga formulir serupa.Entri dibuat pada rekening dan disalin dengan karbon ke buku besar dan lembar proof dibawahnya. Untuk memudahkan proof akurasi harian,saldo baru pada suatu akun dihitung dan dimasukan ketika perekaman angka dibuat,seperti halnya dengan akunting mekanis.
Pada akhir setiap kelompok perekaman angka, lembar proof yang memperlihatkan salinan karbon dari semua ntri dan saldo ditotal.Bila saldo pembukaan pada akun aktif jufga telah dimasukan pada lembaran proof,pengecekan akurasi yang berikutnya dapat dibuat seketika,tanpa menunggu untuk penutupan akun bulanan.
- Total entri yang dibuat dapat dibandingkan dengan total pradaftar media perekaman angka.
- Total saldo pembukaan pada akun aktif, yang disesuaikan oleh total entri yang dibuat, dapat dibandingkan dengan total saldo penutupan.
- Bila diperlukan, entri individual dapat dicek dengan mudah dari lembaran proof alih-alih dari folio buku besar individual.
Papan perekaman angka manifold memberikan beberapa keuntungan mesin akunting dalam hal beberapa formulir dimasukkan secara serentak dan lembaran proof disediakan untuk pengecekkan harian. Karena saldo baru dihitung pada setiap pengisian dan rekening dibuat sebagai replica persis dari folio buku besar, tugas bulanan penutupan akun dan pengeluaran rekening diselesaikan dengan lebih cepat.
2. Metode mesin-akunting
Mesin akunting atau perekaman angka ke buku besar diuraikan di dalam Bab 13. setelah membuat pradaftar media perekaman angka untuk memperoleh total control, operator mengisi setiap folio akun aktif secara bergiliran dengan:
a. mengambil dan memasukkan melalui papan tombol saldo yang terlibat pada akun,
b. mengumpan ke dalam mesin kartu buku besar dan rekening dari lembar proof dan menjajarkan dengan lembar proof tersebut,
c. membaca dari medium perekaman angka dan mengetikkan melalui papan tombol tanggal, nomor acuan, kode deskripsi, dan jumlahnya sebagai debit atau kredit.
Kemudian, mesin tersebut akan mencetak entri agar muncul pada lembaran proof, folio dan rekening buku besar, dan secara otomatis menghitung dan mencetak saldo yang baru. Register juga tersedia bagi mesin untuk mengakumulasi dan pada akhir jalannya perkeman angka, mencetak total control dari perekaman angka dan saldo.
3. Metode computer visible-record
Walaupun computer yang lebih besar dapat digunakan untuk akunting penjualan sebagai bagian dari skema yang lebih luas, kkomputer visibe-record yang lebih kecil lebih mungkin digunakan untuk perekaman angka ke buku besar sebagai tugas yang terpisah. Computer visible-record diuraikan dan diilustrasikan di dalam Bab 11. formulir yang digunakan mungkin serupa desainnya dengan formulir yang digunakan dalam mesin akunting. Opersinya mungkin sepenuhnya melalui papan tombol atau mungkin dibuat otomatis sebagian. Saldo pembukaan mungkin diambil dari strip magneti pada kartu buku besar, data yang berhubungan dengan perekaman angka mungkin diumpankan melalui pos atau rekaman magnetic.
4. Metode Komputer Mainframe
Komputer mainframe yang lebih besar tidak vovok untuk memperbaharui kartu akun individual sewaktu entri dibuat, walaupun secara teknis adalah mungkin pada beberapa mesin, untuk memiliki terminal khusus untuk tujuan ini,Kebanyakan system menyimpan data dan saldo serta menvetak informasi apa saja yang diperlukan pada kertas sinambung.Metode bervariasi dan metode berikut ini merupakan contoh.Tiga arsip disk dapat dipertahankan yang berisikan :
a. Data tetap untuk setiap akun,dengan saldi mutakhir dan kemungkinan saldi pada akhir setiap bulan selama 2 tahun sebellumnya,dan juga total control
b. Rincian semua entri yang dibuat dalam tahunan keuangan sekarang
c. Entri terbuka,yaitu semua rntri yang belum dibereskan dengan pembayaran atau penyesuaian.
Dari sini,dengan penggunaan program yang cocok,oran gdapat mencetak,seseuai keperluan :
a. Saldo percobaab atau daftar dari semua saldi mutakhir dengna rincian pendukung
b. Akun lengkap selama period waktu apa saja untuk pemerikasaan dan audit
c. Rekening Koran
d. Rincian akun yang lewat tempo
e. Analisis debit atau perdagangan
Bila diperlukan, dapat saja dibuat cetakan akun bulanan dalam bentuk tradisional. Apabila computer dapat membuatarip akunting penjualan selalu on-line metode pemasukan data langsung dapat digunakan oleh staf kantor penjualan.Dengan bantuan unit peraga visual,staf penjualan dan akun juga dapar membuat penelitian langsung melalui computer mengenai saldo yang belum dilunasi,pengharkatan kredit,dan sebagainya.
BAB III
Alokasi tugas
Satu opersi yang menghabiskan waktu adalah emilihan kartu tempat entri harus dibuat dari baki dimana buku besar ditempatkan. Walaupun system pembuatan indeks dapat digunakan untuk membantu penemuan, operatornya mungkin dibebaskan dari tugas ini sama sekali dengan salah satu dari dua cara :
a. Seorang juru tulis junior dapat mengambil kartu dan menyelakan kartu itu diantara media perekeman angka sehingga siap untuk digunakan
b. Seorang juru tulis junior ‘mengisi’ media perekaman angka di dalam baki di depan kartu yang diacu.
Operator dapat pula dibebaskan dari tugas untuk membuktikan akurasi. Setiap kumpulan pekerjaan, jika sudah selesai, dapat diteruskan dengan lembaran proofnya ke juru tulis senior yang bertanggung jawab atas pengecekkan dan pembuatan saldo.
Dalam menilai keefektifan metode, biaya total, termasuk biaya operasi tambahan ini, harus diperhitungkan.
Integrasi Sistem
Apabila kkom[uter yang lebih besar digunakan,adalah tidak mungkin bahwa akunting penjualan akan menjadi opersi yang tersendiri .Inti dari pemakaina computer adalah dara harus dimasukan hanya satu kali dan sesudahnya diambil oleh program sebanyak diperllukan untuk memberikan hasil yang diminta.Sememtar adalam sistemakunting manual, bukti keakuratan mungkin menuggu hingga akhir bulan ketika buku ditutup, didalam system computer bobot usaha harus ditempatkan pada usaha memastikan bahwa setiap item data adalah benar sebelum pengolahan dijalankan.
Bila computer digunakan, akun yang lewat tempo dapat secara otomatis diidentifikasi dan didaftar. Kadang computer deprogram secara kotomatis untuk menulis surat permintaan pembayaran, tetapi komunikasi yang begitu tidak pribadi ini tidak selalu sama efektifnya dengan ancangan yang lebih pribadi.
Setiap kumpulan data harus dikkontrol oleh juru tulis senior untuk memastikan bahwa data itu dimasukkan ke dalam arsip kkomputer dan dimasukkan dengan benar. Biasanya, data dimasukkan di dalam bentuk yang paling sederhana, suatu jumlah diidentifikasi oleh kode yang berhubungan dengan akun nominal, akun departemen dan akun pribadi. Computer dapat deprogram untuk menghasilakan jurnal untuk setiap kelompok data, mencetak dalam bahasa yang jelas signifikansi kode yang telah diberikan. Ini kemudian dapat dicek secara visual berdasarkan sumber data asli. Pengecekan kata yang bermakna jauh lebih tepat dan lebih dapat diandalkan dibandingkan pengecekkan nomor kode.
Penagihan Pembayaran
Walaupun ada variasi dari satu perdagangan ke perdagangan yang lain, adalah biasa untuk mengharapkan pelanggan untuk membayar akun mereka secara bulanan sesudah memiliki kesempatan yang cukup untuk mengecek Koran yang dikirimkan kepada mereka. Sebagian besar mungkin melakukannya, tetapi selalu ada beberapa orang yang tidak membereskannya ada tanggal jatuh tempo.
Buku besar penjualan harus diperiksa secara teratur untu menemukan pelanggan yang menunggak kredit. Ini biasanya merupakan tugas juru tulis senior yang akan menulis surat dengan formulir yang sudah disetujui untuk menagih pembayaran. Dalam kasus ekstrem, rekanan hokum mungkin dierlukan, tetapi ini boleh diberlakukan hanya sebagai upaya terkahir dan sesudah berkonsultasi dengan manajemen penjualan.
BAB IV
Informasi Penjualan
1. Analisis Penjualan
Bila analisis omzet penjualan diperlukan berdasarkan area,wiraniaga,jenis pelanggan dsb,informasi tersebut kerap dapat dihasilkan sebagai bagian dari prosedur akunting.Faktur dapat disortir menurut area dsb sebelum pembuatan pradaftar ,sehingga total control memberikan analisis penjualan hari bersangkutan yang sesuai.Buku besar penjualan mungkin bibagi kedalam kelompok pelanggan menurut area atau jenis sehingga angka statistic dapat diambil dari akun individual dan akun control.
Bila computer digunakan,data penjualan biasanya akan disimpan dan dianalisis dicetak pada interval yang diperlukan.Untuk memudahkan hal in,kode pelanggan dan kode komoditi harus dirancang sebagai pola logis dimana possisi digital memiliki signifikansi.
Pengkodean dalam bahasa bilangan logis juga dapat berguna sewaktu menyortir dokumen untuk dianalisis oleh juru tulis dengna menggunakan bantuan mesin sederhana.
Analisis kuantitas
Angka statistic dalam kuantitas biasanya tidak kdapat diambil sebagai produk sampingan proses akunting. Informasi yang sederhana dapat diperoleh dari rekaman stok gudang, tetapi bila analisis yang kompleks diperlukan, analisis ini barangkali harus diperoleh dengan peringkasan tangan atau melalui computer.
Rekaman Pelanggan
Kadang perlu untuk mengkaji ulang secara rinci bisnis yang dikerjakan dengan pelanggan individual. Bila computer digunakan dan data disimpan, tidak ada kesulitan dalam menghasilkan informasi yang diperlukan. Di dalam perusahaan kecil, buku besar penjualan yang diperluas untuk merekam transaksi yang lebih rinci mungkin sudah memadai. Bila kajian ulang terhadap semua pelanggan tidak diperlukan secara regular, barangkali lebih ekonomis untuk mengambil informasi hanya bila diperlukan.
DAFTAR PUSTAKA
Mills, Geofrey. Manajemen Perkantoran Modern. Ciputat:Binarupa Aksara.
No comments:
Post a Comment