MANAJEMEN PERKANTORAN "STRUKTUR ORGANISASI"

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi: konfigurasi peran formal, prosedur, governansi & mekanisme kontrol, kewenangan & proses pengambilan kebijakan Strategic competitiveness dapat dicapai bila struktur organisasi yang dipilih sejalan dengan strategi yang telah diformulasikan. Semua organisasi memerlukan bentuk struktur organisasi tertentu untuk menerapkan dan mengelola strateginya. Perusahaan sering mengubah strukturnya ketika skala usahanya dan kompleksitasnya semakin besar

TIPE-TIPE ORGANISASI

Tipe organisasi ada 3 macam yaitu :

1.    Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah

·        Organisasi masih kecil

·        Jumlah karyawan sedikit

·        Spesialisasi kerja masih kecil

Keuntungannya adalah :

·        Mudah dimengerti dan dilaksanakan

·        Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas

·        Merupakan jenis organisasi yang stabil

·        Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat

·        Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal

Kerugiannya adalah :

·        Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang

·        Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris

·        Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas

·        Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar

2.    Tipe organisasi Fungsional

Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Keuntungan Tipe ini adalah :

·        Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli

·        Ada koordinasi yang baik

·        Memudahkan dalam pengawasan

·        Kerugian tipe ini adalah :

·        Banyak mengeluarkan biaya tambahan

·        Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik

·        Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.

Struktur Fungsional untuk Strategi Kepemimpinan Biaya

Struktur Fungsional untuk Strategi Diferensiasi

3.      Struktur Multi-Divisional

Ciri-ciri struktur multi-dimensional :

·        Tiap divisi beroperasi sebagai usaha yang terpisah

·        Cocok untuk related-diversified businesses

·        Tugas kunci manajer perusahaan adalah memanfaatkan sinergi antar divisi

·        Manajer menggunakan kombinasi pengawasan stratejik dan keuangan

·        Manajer berusaha menemukan keseimbangan antara:

·        Persaingan antar divisi untuk memperoleh sumber kapital yang langka

·        Menciptakan peluang kerja sama untuk mengembangkan sinergi

·        Tujuannya adalah untuk memaksimalkan kinerja keseluruhan perusahaan

PENGORGANISASIAN KANTOR

Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :

1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan     perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.

Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.

Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.

KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISASI

1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.

KERUGIAN DARI SISTEM SENTRALISASI

1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.

PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI

1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.

2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal

3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.

BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)

Melakukan Delegasi yang Efektif

Delegasi adalah salah satu kemampuan manajerial yang paling penting. Namun, pada praktiknya delegasi juga merupakan masalah yang paling sering dikeluhkan oleh para manajer.

Sering para manajer terjebak dalam pekerjaan rutin, sehingga lupa fungsi utama mereka, yakni membuat perencanaan, koordinasi, menganalisis, memotivasi dan lain-lain. Tak jarang juga para manajer malas melakukan delegasi dengan berbagai alasan. Padahal, akan lebih banyak yang bisa mereka lakukan seandainya mereka mendelegasikan sebagian pekerjaan yang sudah bisa didelegasikan kepada anggota tim.

Delegasi juga penting dalam perencanaan suksesi, pengembangan pribadi --juga dalam mencari dan mengusulkan promosi jabatan. Melalui delegasilah seseorang berkembang dalam suatu pekerjaan --delegasi membuat kita bisa menambah pengalaman baru untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar.

Sebelum Anda bisa melakukan delegasi dengan efektif, maka hilangkan terlebih dahulu asumsi berikut ini:

oSaya sendiri bisa melakukannya dengan lebih baik.
oSaya tidak tahu apakah saya bisa mempercayai dia untuk melakukan itu.
oDia tidak cukup baik untuk melakukan ini.
oDia tidak mau diberi tanggung jawab tambahan.
oSaya tidak punya waktu untuk menunjukkan cara melakukan ini.

oTidak ada staf yang bisa saya tugaskan untuk pekerjaan ini.
oDia sudah cukup sibuk dengan pekerjaannya.
oSaya tidak ingin menyerahkan tugas ini karena saya suka melakukannya.
oSaya satu-satunya orang yang tahu bagaimana melakukan ini.
oDia gagal melakukannya sebelum ini, jadi saya tidak akan memberi dia tugas apa-apa lagi.

Setelah semua asumsi di atas dapat Anda hilangkan, maka delegasikanlah pekerjaan yang bisa didelegasikan. Delegasi yang efektif diperlukan di mana pun dan siapa pun Anda, mulai dari menyuruh anak Anda membersihkan halaman sampai meminta manajer keuangan Anda mempersiapkan laporan tahunan.

Delegasi yang efektif berarti terbaginya beban kerja, dengan bonus tambahan mengembangkan kemampuan dan tanggung jawab kepada yang lain. Anda bisa memaksimalkan pembelajaran dengan menyisihkan waktu untuk merefleksikan pekerjaan begitu pekerjaan tersebut selesai --apa yang berhasil, apa yang gagal, dan apa yang dilakukan selanjutnya? Anda juga bisa mendapatkan masukan mengenai kemampuan delegasi Anda.

Konsultan dan trainer asal Singapura James Gwee, yang banyak berbicara dalam seminar dan memberikan training di Indonesia berpendapat, masalah utama dalam delegasi adalah para manajer sering terlalu detil. Dia memberikan tips agar dalam melakukan delegasi, cukup sebutkan hasil yang Anda inginkan. Tidak perlu menjelaskan panjang lebar mengenai apa saja yang harus dilakukan. Biarlah karyawan sendiri yang menentukan langkah-langkah konkret. Yang penting, mereka sudah tahu hasil seperti apa yang harus mereka capai. Cara seperti itu akan merangsang kreativitas karyawan yang bersangkutan. Lebih dari itu, jika berhasil, mereka akan merasa sangat bangga dan sukses karena dapat mencapai target atau tujuan dengan langkah yang mereka susun sendiri.

Sebaliknya, jika Anda terlalu detail dalam menjelaskan setiap hal yang harus mereka lakukan, jika berhasil, mereka akan merasa “biasa-biasa saja” karena merasa bahwa hal itu adalah kesuksesan Anda, jadi tidak ada sense of achievement pada mereka. Repotnya, kalau mereka gagal, mereka akan langsung angkat tangan, bahkan menyalahkan Anda. Karena bagi mereka, kegagalan tersebut akibat dari langkah-langkah yang Anda arahkan.

Menarik juga menyimak pendapat Chairman DHL Indonesia Rudi J Pesik, yang dikemukakan dalam seminar ”Ideas From Giants” beberapa bulan yang lalu. Rudi mengungkapkan, selalu saja dalam melakukan delegasi, dia tidak pernah puas dengan apa yang dilakukan bawahannya. Tapi, biar bagaimana pun, dia harus melakukan delegasi agar dia dapat melakukan pekerjaan lain. Rudi juga menganggap, karyawan tidak akan melakukan sebaik yang dia lakukan. Karena itu, dia mempunyai kriteria, apabila karyawan sudah melakukan 70% saja sebaik dirinya, itu sudah bagus. Daripada dia memusingkan 30% kekurangan itu, lebih baik dia mencari tantangan-tantangan baru sehingga dirinya dan perusahaan lebih berkembang.

DELEGASI WEWENANG

           Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahan yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan :

1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
3. Penerima delegasi, baik implisit maupun eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
4. Pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses.

Alasan-alasan Pendelegasian

            Delegasi di butuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin menguasai “tha big picture” tetspi tidak cukup mengerti tentang masalah lebih terperinci. Sehingga, agar organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber daya lebih efisien maka pelaksanaan tugas-tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Delegasi merupakan suatu seni dan hal-hal berikut harus diperhatikan :

1.    Seorang manajer harus memastikan bahwa bawahan menerima dan mengerti apa yang diperlukan.

2.    Setelah memberikan garis besar pekerjaan, batasan kendali dan standar yang diharapkan, seorang manajer harus membiarkan bawahannya melakukan pekerjaan tersebut.

3.    Wewenang harus diberikan kepada bawahan, karena menajer tidak dapat membuat semua keputusan sendiri. Ia harus mempercayai bawahannya untuk melakukan pekerjaan mereka, dan mendelegasikan kepada mereka hal-hal yang dapat ditangani bawahan bersangkutan dengan sangat cakap walaupun si manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan bawahannya.

Factor-faktor yang mempengaruhi derajat delegasi

a.    Biaya keputusan, semakin mahal tindakan yang harus diputuskan, semakin besar kemungkinan bahwa keputusan tersebut akan dibuat pada jenjang yang lebih tinggi.

b.    Kebutuhan akan keseragaman kebijakan, semakin besar kebutuhan akan keseragaman, semakin besar pula jumlah sentralisasi.

c.    Riwayat perusahaan, karena ada kecenderungan untuk mempertahankan wewenang yang terdesentralisasi, terutama pada awalnya, ketika perusahaan bergabung dan menyatu dengan perusahaan lain, sedangkan bila sebuah perusahaan bertumbuh dari sebuah kelompok kecil, ada kecenderungan untuk sentralisasi.

d.    Ketersediaan manajer yang cakap, bila hanya ada sedikit manajer yang bermutu, maka akan terdapat lebih sedikit desentralisasi wewenang.

e.    Ukuran perusahaan, semakin besar perusahaan, semakin kompleks organisasinya dan semakin sulit dalam melakukan koordinasi.

f.      Pengendalian yang tersedia, bila teknik pengendalian baik, manajemen akan lebih bersedia mendelegasikan wewenang.